文档管理系统还可以通过简化或自动化工作流程来提高生产力。一旦以电子方式捕获了文档，就可以以电子方式分发它们以进行批准和处理。 
例如，大多数组织要求员工费用报告在处理和支付之前必须获得经理的批准。使用DMS时，费用报告可以自动分发给经理，并可以从任何可以访问互联网的地方进行电子批准。 延伸阅读: 如何控制公司通讯成本？
DMS如何降低成本
除了提高生产率外，DMS还消除了许多硬成本。通过电子方式收到的文档不再需要打印，从而降低了纸张成本。
扫描仍收到的物理文件，然后以电子方式保存，从而无需文件柜和长期存放。考虑一个文件柜占用六平方英尺的办公空间，相当于每年花费在72到108美元之间（基于哈利法克斯办公空间的租金）。
此外，许多此类文档每年都会从文件柜中删除，并通过记录管理服务以额外成本移至您设施内其他地方或异地的长期存储。最后，在某个时候，雇用了切碎服务来处理旧文件或认为不需要保存的旧文件。
DMS消除了所有这些硬成本。延伸阅读： 公司如何降低通讯成本？
技术考量
可以在现场或在云中托管文档管理系统。在决定哪种方法最适合您的组织时，您可能会考虑以下事项：
贵公司采用其他技术的方式是什么？您当前是否已拥有基础架构并在内部托管您的业务应用程序，或者您正在利用基于云的服务？
您的数据备份策略是什么？
您需要对文件具有哪些可访问性（您有远程或流动人员）？
您需要哪种安全级别的文档存储？（推荐阅读： 新的办公家具解决方案有哪些优势）

出于多种原因，与在现场投资和托管基础架构相比，这种趋势更倾向于基于云的解决方案。  这里有一些比较突出的。

本文转自：办公家具网