许多公司声称“无纸化”是当务之急。但是，真正的模样是什么？可以共同迈向真正无纸化工作场所的哪些步骤呢？
朝正确方向迈出的一步是实施文档管理系统（DMS），该系统将创建数字无纸化工作流程系统。 
在本文中，我们将解释什么是文档管理系统以及如何实施该系统可以帮助您的企业提高生产率并降低成本。  
一个文档管理系统，通常简称为DMS，是软件或软件捆绑是设计用来存储，编目和管理文档捕获的数据。 它们可以像服务器上的共享驱动器或云存储驱动器一样基本，也可以足够高级以读取文档并根据文档的内容和上下文执行复杂的自动化工作流。  推荐阅读： 无纸化办公的创意解决方案
由于存在如此广泛的解决方案，所有这些解决方案都属于“文档管理系统”的范畴，因此重要的是不要将所选的特定软件或解决方案与概念本身混淆。例如，在Office Interiors，我们使用了名为Laserfiche的软件， 但是正确的手动处理程序也可以将Google Drive视为简单的文档管理系统。
文件管理系统如何运作
用任何文档管理系统的第一步是使用大多数制造商的商务多功能打印机  （MFP）产品上广泛使用的扫描仪，将物理文档转换为数字文档。 推荐阅读： 公司如何降低通讯成本？
然后，DMS的作用是充当能够以集中方式组织所有这些各种文档类型的电子平台。他们可以直接使用数字格式访问所需的数据，而不必将纸质文档保存在文件柜中并强迫员工浏览记录以获取信息。 

在DMS中，使用 元数据和/或光学字符识别（OCR）捕获的数据对文档进行分类以进行存储和检索。元数据是您定义的文档中的关键索引字段，例如供应商名称，采购订单编号，日期等。OCR是软件读取文档并将大部分或全部文本转换为可搜索数据的时间。延伸阅读：如何控制公司通讯成本？